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Die Analyse: Wo wir wertvolle Zeit verloren haben
Die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung und der detaillierten Prozessaufnahme zeichneten ein klares Bild: Es waren nicht die großen strategischen Richtungsentscheidungen, die unsere Effizienz bremsten. Vielmehr war es die Akkumulation täglicher, vermeintlich kleiner Ineffizienzen in den operativen Abläufen, die in der Summe massive Ressourcen banden. Um diese „Zeitfresser“ systematisch zu eliminieren, haben wir drei zentrale Handlungsfelder identifiziert:
1. Der "analoge Schreibtisch" als Flaschenhals
1. Der "analoge Schreibtisch" als Flaschenhals
Physikalische Unterlagen führen zwangsläufig zu ungleichen Informationsständen. Wenn Dokumente physisch auf Schreibtischen liegen, entstehen typische Ineffizienzen:
Mangelnde Transparenz: Statusabfragen wie "Wo liegt der Vorgang?" oder "Wer bearbeitet das gerade?" führten zu ständigen Unterbrechungen und Rückfragen.
Liegezeiten: Dinge blieben buchstäblich liegen, weil der physische Fluss unterbrochen wurde (z.B. durch Abwesenheiten).
Kommunikations-Overhead: Die interne Kommunikation war aufgebläht, nur um den Verbleib von Informationen zu klären.
2. Das "Office-Paradoxon"
2. Das "Office-Paradoxon"
Fast die gesamte tägliche Administration wird mit Office-Programmen abgewickelt. Die Analyse zeigte jedoch: Die Tools sind vorhanden (Tabellenkalkulationsprogramme, Präsentationssoftware...), werden aber oft nur zu einem Bruchteil ihres Potenzials genutzt.
Die Folge: Umständliche Workarounds und Zeitverlust bei Routineaufgaben.
Die Maßnahme: Ein gezieltes Schulungskonzept, um die vorhandene Software endlich als echtes Hebelwerkzeug einzusetzen, statt nur als digitale Schreibmaschine.
3. Die Digitalisierung der "Laufmappe"
3. Die Digitalisierung der "Laufmappe"
In einem fertigenden Betrieb wie Avantec ist die Laufmappe das Herzstück jedes Auftrags. Sie enthält:
Auftragsbestätigungen & Bestellungen
Fertigungs- & Konstruktionsunterlagen
Lieferscheine & Abnahmedokumente
Das Resultat:
Physische Laufmappen durch die Abteilungen zu schleusen, ist in einer modernen Fertigungsumgebung des Jahres 2024 schlichtweg nicht mehr skalierbar. Mit der Einführung von Mattermost für eine verschlankte interne Kommunikation, gezielten Office-Schulungen zur Kompetenzsteigerung und dem Einsatz von bitfarm-Archiv als zentrales DMS haben wir die vollständige Digitalisierung dieser Prozesse realisiert. Damit stellen wir sicher, dass alle projektrelevanten Unterlagen jederzeit, an jedem Ort und für jeden Berechtigten unmittelbar digital verfügbar sind – die Grundlage für ein agiles und zukunftsfähiges Avantec.
Im nächsten Beitrag erklären wir, wie wir diese Lösungen eingeführt haben...
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